Десять новых правил работы с кассой

1. Установить лимит можно по выручке или расходам — как выгоднее

По новым правилам формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У). Так, организация может сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов.

2. ПКО и РКО может оформлять как штатный, так и приглашенный бухгалтер

Менее строгими стали требования к тем, кто отвечает за оформление и подписание ПКО и РКО. Раньше оформлять эти документы мог только кто-то из работников компании — главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный директором, либо он сам. А теперь директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У).
 

3. В заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег

Заявление о выдаче денег под отчет должен по-прежнему подписывать директор. Но от него больше не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги. Такой вывод следует из пункта 6.3 Указания № 3210-У.
 
 

4. В РКО сумму можно писать от руки или печатать на компьютере

В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки больше не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У). Таким образом, теперь расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами. Первый — напечатать на компьютере. Второй — написать от руки
  

 5. Можно распечатывать кассовую книгу в одном экземпляре

Новые правила требуют вести кассовую книгу по старой форме. Но зато распечатывать ее теперь можно в одном экземпляре, а не в двух, как требовалось раньше. Исключение — кассовая книга обособленного подразделения.

 6. Кассовые документы можно вести в электронном виде

У всех компаний появилась возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры РКО, ПКО, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. Но только при одном условии: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У). 

 

 7. Нельзя исправлять ПКО и РКО, другие документы — можно

Банк России уточнил порядок исправления документов.  В пункте 4.7 Указания № 3210-У теперь прямо сказано, что можно исправлять бумажные кассовую книгу, платежные и расчетно-платежные ведомости. А приходники и расходники нельзя. Старый порядок тоже запрещал корректировать ордера. Но не было ясно, можно ли при этом править остальные документы. Теперь вопрос отпал.  
 

8. Для малых компаний и предпринимателей установлен упрощенный кассовый порядок

Предприниматели и малые компании тоже должны соблюдать кассовый порядок, но в упрощенном виде. Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У). А утвержденное ранее предельное значение остатка наличных денег можно отменить, издав соответствующий приказ. В то же время можно и далее придерживаться лимита, если это удобно. Например, из соображений безопасности хранения денег или для регулярного пополнения расчетного счета. Предприниматели теперь освобождены от ведения кассовой книги. Бизнесмены могут не вести кассовую книгу (п. 4.6 Указаний № 3210-У). Ведь они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов.
 
Важно!
Компания малая, если за 2013 год средняя численность работников не превысила 100 человек, выручка от реализации за минусом НДС не более 400 млн руб., а доля участия другой организации в уставном капитале — не более 25 процентов.
 
Безопаснее всегда оформлять приходники и расходники. Малые компании на каждую кассовую операцию должны выписывать ордера. А с предпринимателями вышла неясность.  С одной стороны, они вправе не оформлять приходники и расходники. Об этом прямо сказано в пункте 4.1 Указаний № 3210-У. Но с другой — пункт 5 этого документа требует оформлять приходник всякий раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу. И никаких исключений в данной норме нет. Поэтому советуем составлять кассовые документы так же, как и прежде, пока не появятся официальные разъяснения по применению двух этих противоречивых норм. К тому же на практике можно столкнуться с ситуациями, при которых без приходников и расходников не обойтись

9. Сдавать наличные можно только в банк, а не на почту

Компания может сдать сверхлимитную наличку только в банк или инкассаторам. Об этом прямо сказано в пункте 3 Указания № 3210-У. Прежний порядок позволял сдать выручку в отделение федеральной почтовой связи. Теперь же возможность зачислить деньги на счет через почту не предусмотрена.
 

10. Подразделения будут реже сдавать кассовую книгу в головной офис

Для обособленных подразделений появилось три новых правила.
Во-первых, новый порядок уточняет понятие обособленного подразделения. Теперь прямо сказано, что обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали.
Во-вторых, все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных. В-третьих, все обособленные подразделения — и сдающие, и не сдающие деньги в банк — должны вести свою кассовую книгу (п. 2, 4.6 Указаний № 3210-У). Причем в головной офис подразделение должно передавать не листы кассовой книги (как раньше), а их копии, заверенные руководителем подразделения (п. 4.6 Указания № 3210-У).

 Другие небольшие уточнения в кассовом порядке:
1. Не надо составлять кассовую книгу за дни, в которых не было наличных расчетов.
2. На квитанции к приходнику кассир должен поставить штамп. Для подписи четких правил нет. Но в унифицированной форме на квитанции есть строка для подписи кассира. Поэтому покупателям безопаснее проверить, чтобы кассир продавца завизировал квиток.
3. Деньги между кассирами можно передавать без расходника. Достаточно сделать запись в книге учета принятых и выданных кассиром наличных.
4. Суммы из всех бланков строгой отчетности за день можно объединить в одном приходнике. Раньше такое правило было прописано только для сумм, пробитых по ККТ.