Бизнес-карта — это банковская карта для предпринимателя или юридического лица, которая привязана к расчетному счету компании или ИП. С ее помощью можно оплачивать покупки в торговых сетях или в интернете, рассчитываться с контрагентами, снимать наличные в банкомате со счета компании или пополнить его. Бизнес-картой нельзя оплачивать товары и услуги, предназначенные для личных целей.

1. Какие расходы можно оплачивать бизнес-картой
Оплачивать с бизнес-карты можно: 
 — командировочные расходы; 
 — товары и продукцию поставщиков; 
 — товары и услуги для бизнеса, например, канцтовары, оргтехнику; 
 — представительские расходы. 
Самое главное, чтобы все расходы были связаны с деятельностью бизнеса и направлены на получение прибыли — это так называемые «экономически оправданные затраты» (п. 1 ст. 252 НК РФ). Иначе налоговая инспекция вычтет их из расходов и доначислит налоги.
Важно! Предприниматель на УСН может пользоваться бизнес-картой в личных целях независимо от объекта налогообложения. Если же  ИП применяет упрощенку с объектом «доходы минус расходы», то личные траты не будут учтены в расходах для целей расчета налога.

2. Как отчитаться  по расходам с корпоративной карты
Чтобы предприниматель или компания могли отнести расходы по бизнес-карте в уменьшение дохода (прибыли), они должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Это значит, что держатели карт должны собирать подтверждающие документы — чеки, квитанции, акты и пр., оформленные в соответствии с требованиями законодательства.
Данное правило зависит от системы налогообложения:
 — Если у вас ИП на патенте, ЕНВД или на УСН с объектом налогообложения «доходы», то собирать документы не нужно. У таких налогоплательщиков налоговая не проверяет расходную часть, обязанности ведения бухгалтерского учета также нет. 
 — Если у вас ООО с любой системой налогообложения, то всем держателям карт надо отчитываться за потраченные деньги. Неподтвержденные покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами! 
 — Если у вас ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы» или ОСНО, то вам также надо собирать подтверждающие документы, чтобы учесть расходы для целей налогообложения. 
Чтобы отчитаться за потраченные деньги, сотрудник должен составить авансовый отчет. К авансовому отчету надо приложить акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ. Если в кассовом чеке указан перечень покупок, то товарный чек не обязателен. Данные документы должны содержать:
— наименование, порядковый номер и дату выдачи; 
 — наименование организации (ФИО предпринимателя), ИНН; 
 — сумму; 
 — должность, ФИО продавца, его личную подпись и печать (при наличии)
Важно! Если сотрудник был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Поэтому ему надо будет сдать еще перевод этих документов.
 
3. Оплатили личную покупку с бизнес-карты
1. Необходимо сообщить бухгалтерии, что потратили деньги с бизнес-карты на личные нужды.
2. Два варианта возврата денег:
– вы вносите деньги на бизнес-карту через банкомат (перевести с личной карты на бизнес-карту нельзя)
– написать заявление в бухгалтерии, в котором просите удержать потраченную сумму из заработной платы
Важно!  Если вы не вернете деньги, то бухгалтерия удержит у вас потраченную сумму из заработной платы (ежемесячно можно удержать не более 20% от зарплаты).